Att implementera en ny systemlösning i skolan kanske kan kännas övermäktigt och därmed bli något som skjuts på framtiden. Det behöver inte vara svårt och resurskrävande, så länge du väljer rätt systemleverantör. Vi på SchoolSoft har stor erfarenhet av smidiga implementeringar för samtliga skolformer hos kommuner, friskolekoncerner och fristående skolor. Så här går det till!
Hos SchoolSoft arbetar fyra olika team uppdelade på utveckling, produkt, sälj samt utbildning och implementering. I teamet som jobbar med utbildning, support och implementering finns elva medarbetare som alla har lång erfarenhet från skolans värld i form av pedagoger och administratörer. Teamet jobbar tätt ihop för att göra varje implementering så enkel och effektiv som möjligt, från uppstartsmöte till lansering.
Reben Sharif är implementationsansvarig och har arbetat på SchoolSoft sedan 2018:
– Vi har gång på gång bevisat att det går snabbt att implementera SchoolSoft. Varje år hjälper vi många skolor och kommuner att komma igång och vi finns med från start till slut. Sen är det förstås viktigt att skolorna har en engagerad grupp med från början. Vi har kompetensen, så länge viljan finns hos kunden brukar det vara oproblematiskt och smärtfritt.
Detaljerad planering med tydliga deadlines
När säljavdelningen kommit överens med kunden får implementationsteamet ett omfattande dokument som beskriver vilka behov som finns, vilka moduler man behöver, nödvändiga integrationer som ska göras och vem som behöver utbildas i vad.
Reben eller någon av hans kollegor kallar sedan till uppstartsmöte med skolan eller kommunen där man gör en detaljerad plan för vad som ska vara klart när, går igenom varje modul i detalj, hittar lösningar på eventuella utmaningar, planerar integrationer, spikar en utbildningsplan och sätter ett datum för skarp lansering.
En projektgrupp med täta avstämningar
Utöver SchoolSofts representanter brukar skolan välja att bjuda in projektansvariga, IT-ansvariga, administratörer och pedagoger. Hur gruppen utformas beror på kundens storlek, skolformer och vilka moduler som ska implementeras, exempelvis enbart elevadministration eller en helhetslösning med lärplattform, schemaläggning och närvaro. För en mindre skola kan det vara tillräckligt med att en person har helhetsansvaret för hela implementeringen.
När den övergripande planen är satt har man veckovisa avstämningar med projektteamet hela vägen till slutligt ok och skarp lansering.
Tidsåtgång beror på skolform och huvudman
Generellt sett brukar det ta ungefär 3–4 månader att implementera elevadministrationsmodulen i en hel kommun och lärplattformen kan vara på plats redan inom en månad. Är det en fristående skola tar det kortare tid. Hur lång tid som behövs beror också på hur avtalet ser ut med kundens nuvarande systemleverantör.
– Vi hade en kommun som kom in till vårt team i maj och skulle vara klart i mitten av juni. De ville implementera SchoolSoft elevadministration för kommunens samtliga skolformer, och vi kommer att hålla vår deadline.
Stort fokus på utbildning och support
När SchoolSoft har lanserats lämnar implementationsteamet över till supporten för löpande stöd. Det finns också utbildningsfilmer och manualer som svarar på de flesta frågorna.
En viktig del av implementationsplanen är just utbildning, där man helst vill skapa några superadministratörer som finns som stöd för skolans övriga personal. Efter de planerade utbildningarna brukar skolans SchoolSoft-användare kunna lösa det mesta tillsammans. Om inte, finns supporten tillgänglig för snabb hjälp.
Övergången från det gamla systemet
När den nya miljön för kunden är färdig gör man ett uttag av all data från det tidigare systemet, läser in det i SchoolSoft och låter kunden validera datan. Då behövs det ofta göras vissa justeringar i det gamla systemet för att det ska bli helt rätt i det nya. Oftast görs 2–3 uttag och inläsningar innan all data är korrekt.
– Det är viktigt med en säkerhetslina så att ingenting faller mellan stolarna. Därför brukar det vara cirka en månads valideringsperiod när man dubbelregistrerar i båda systemet, innan man helt lämnar det gamla och kör skarpt i SchoolSoft, förklarar Reben.
Han avslutar:
– Vi är vana vid att implementera hela eller delar av SchoolSoft, och det går snabbt och smidigt. Just rädslan för övergången från ett gammalt system till SchoolSoft ska inte hindra skolor och kommuner från att ta steget. Det finns så otroligt mycket att vinna på att ha en modern och användarvänlig lösning på plats!
