Den som arbetar inom skolans värld vet att det kan vara utmanande att hantera elever och familjer som lever med skyddad identitet. Hur vet man vilka rutiner skolan bör ha och att de är tillräckliga? Hur ger skolan det stöd och skydd som behövs för att få eleven och dennes familj att känna sig trygga? SchoolSoft har lanserat en ny funktion för att hjälpa skolledare, lärare och administratörer att få kontroll över just detta.
Stödjer två typer av skyddad identitet
Skatteverket hanterar två typer av skyddade personuppgifter: sekretessmarkering och skyddad folkbokföring. Det är dessa typer som SchoolSoft nu stödjer. Det kan handla om elever och familjer som anses ha särskilda skäl eller risk att utsättas för brott, förföljelse eller allvarliga trakasserier. Exempelvis där ett kontaktförbud inte anses vara tillräckligt eller i det fall någon i familjen har vittnat i en rättegång för ett allvarligt brott. Det kan också handla om situationer där eleven har utsatts för eller riskerar att utsättas för våld eller hot från en familjemedlem eller släkting.
I dessa fall är det viktigt att skolan har tydliga och säkra rutiner för hur elevens personuppgifter ska hanteras.
Skyddad identitet är en viktig fråga för skolan
I det alltmer digitaliserade samhället kan och ska vi inte utesluta elever med skyddad identitet. Eleverna och deras familjer behöver komma in i de digitala verktyg som samhället använder, däribland SchoolSoft som idag används av Sveriges drygt 50 kommuner och många fristående skolor.
Behovet av ett säkert sätt att hantera detta i SchoolSoft är stort och som alltid utvecklas systemet efter både önskemål från användare och krav från myndigheter. Utöver att kunna stödja och skydda eleven är det viktigt att skolan, i kontakt med myndigheter eller om något skulle hända eleven under skoltid, har tillgång till elevens korrekta uppgifter. Även om dessa är sekretessbelagda hos Skatteverket.
Särskild behörighet för tillgång till elevens korrekta uppgifter
Den nya funktionen i SchoolSoft innebär en helt separat modul som kräver särskild behörighet för att kunna logga in. Elevens profil, alltså den som är synlig i exempelvis klasslistor, skapas som vanligt i SchoolSoft. I den nya modulen kan man på ett säkert sätt hantera de korrekta uppgifterna som namn, adress och telefonnummer genom att skapa ett alias. När den skyddade profilen är skapad gör man en koppling mellan den och den synliga elevprofilen med de fiktiva uppgifterna. Där går det inte att se att profilen är kopplad till ett alias i den separata och säkra modulen.
I praktiken innebär detta att rätt personer på skolan har tillgång till elevens faktiska personuppgifter och att man inifrån modulen kan skriva ut intyg, betyg och myndighetsrapporter med korrekta uppgifter utan att dessa uppgifter är tillgängliga för alla. Det kan handla om betygskataloger, betygsdokument eller rapporter till CSN.
Krypterad information och aktivitetslogg
Det är viktigt att skolor och personal kan hantera informationen på ett säkert sätt, och personalen måste vara väl införstådd i hur de ska hantera elevens uppgifter. En viktig faktor är att skolan behöver ha säkra it-system med begränsad tillgång till skyddade personuppgifter. Inom SchoolSoft är informationen krypterad och kräver inloggning med tvåfaktorsautentisering. Utöver detta, loggas all aktivitet som rör elevens skyddade personuppgifter. Det går därmed att se exakt vem som har varit inloggad och gjort vad vid vilken tidpunkt. Det minimerar risken för att informationen hamnar i fel händer och används på fel sätt. Dessutom sparar det tid för manuell hantering av dessa uppgifter och minskar risken för mänskliga fel.
Dialog med elevens vårdnadshavare
Hur skolan ska hantera varje enskilt fall baseras på en dialog mellan skolans ledning, personal, elev och vårdnadshavare. Ett exempel är om en elev behöver ett helt nytt alias eller om det räcker att inte ha hemadressen synlig i klasslistan.
Att elever och vårdnadshavare vet hur skolans rutiner ser ut för att hantera deras uppgifter inger förstås en ökad trygghet. Och för skolans ledning och personal är det av stor vikt att deras hantering av känslig information stöds av säkra it-system.
Kontakta SchoolSofts support för att komma igång
Den nya funktionen har redan rullats ut och börjat användas av några kommuner. För att komma igång kontaktar skolan SchoolSofts support som hjälper till att sätta upp den nya modulen och få kopplingarna på plats. Det som krävs från skolans håll är att man har inloggning med tvåfaktorsautentisering genom BankID, något som vi oavsett rekommenderar att alla våra användare har.
Har du frågor om den nya funktionen, varmt välkommen att kontakta oss. Supporten är öppen måndag till fredag, kl 08-17. Det går bra att mejla support@schoolsoft.se eller att ringa till 08 674 63 41.
Skribent: Anna Frisk, produktchef på SchoolSoft.
