Efter ett välbehövligt sommarlov för både elever och personal, ser vi fram emot en ny termin! För att få en så smidig läsårsstart som möjligt med hjälp av SchoolSoft, är det en bra idé att man som SchoolSoft-administratör förbereder sig i god tid. Elever och personal som slutat på skolan behöver plockas bort och göra plats för de som ska börja, så att nya grupper och klasser kan skapas.
Innan data plockas bort ur systemet behöver vi på SchoolSoft göra en läsårsarkivering. Den gör vi i slutet av juni och vi går ut med information till alla användare när det är gjort. Då kan man påbörja arbetet med att inaktivera, importera och skapa nytt.
Här kommer en snabb steg-för-steg-guide. Vissa steg skiljer sig åt beroende på om man är en fristående eller kommunal skola. Mer djupgående handledning för varje steg finns i manualen “Skolstart i systemet” som hittas i SchoolSoft. Det går också bra att kontakta vår support för vidare hjälp: support@schoolsoft.se eller 08-674 63 41.
Så här gör du!
1. Inaktivera och ta bort de elever som har slutat på skolan.
2. Ta bort grupper och klasser som ni inte längre ska ha.
3. Ta bort den personal som har slutat.
4. Addera ny personal.
5. Flytta upp alla elever en årskurs för att kunna importera nya elever (olika tillvägagångssätt för friskolor och kommuner).
6. Grundskola: Importera de nya eleverna från SchoolSofts kö och placera de antagna eleverna (gäller friskolor). Kommunala grundskolor placerar eleverna efter de principer som gäller i kommunen, antingen i SchoolSoft EA eller i annat källsystem.
Gymnasiet: Importera den fil som ni har fått från gymnasieantagningen.
7. Skapa klasser och grupper och fördela de nya eleverna.
8. Importera schemat till SchoolSoft. Detta kan göras direkt i systemet. Vill du veta mer om schemaläggning i Schoolsoft, hör av er så hjälper vi er att komma igång.
9. Skapa välkomstbrev till nya elever och vårdnadshavare. Gamla elever och vårdnadshavare som kommer tillbaka har redan inloggningsuppgifter. Men de som är nya behöver information om hur ni på skolan använder er av SchoolSoft i det dagliga arbetet och som kommunikationskanal. Det är bra om nya elever har laddat ner appen inför skolstarten. Inne i systemet finns många mallar för välkomstbreven. Vill ni komma igång med BankID som inloggningsmetod för vårdnadshavare, hör av er så hjälper vi er att komma igång.
10. När terminen väl börjat uppmuntrar vi till att använda SchoolSoft som den primära informationskanalen. Om viktig information delas i systemet vänjer sig elever och vårdnadshavare vid att använda det.
Var ute i god tid eftersom det brukar vara högt tryck på SchoolSofts support veckorna före skolstart. Det är bättre att fråga en extra gång innan man rensar bort gammal information, eller söka information i våra manualer. Vi finns här för att hjälpa er att få en så smidig läsårsstart som möjligt.
Lycka till!
