Conny Welén är Enhetschef för Division Utbildning IT i Nyköpings kommun. För sex år sedan var han med och upphandlade en ny pedagogisk plattform för alla kommunens förskolor, grundskolor och gymnasium. Efter ett gediget arbete med noggrann kravställning vann SchoolSoft upphandlingen – något man tre år efter implementeringen är glada för.
Nyköpings kommun saknade helt en pedagogisk plattform i förskolan. För de övriga skolformerna – grundskola, gymnasium och vuxenutbildning – hade man tre olika leverantörer. Nu ville man ha en och samma leverantör upp till gymnasienivå.
“Vi tog ett beslut att vi skulle hitta en leverantör för alla årskurser, som kunde möta verksamheternas olika behov. Vi ville framförallt ha en bättre funktionalitet i den pedagogiska plattformen och kunna flytta dokumentation om elever mellan årskurser och skolformer på ett enkelt sätt”, berättar Conny.
Många behov som SchoolSoft kunde möta
Kommunen gjorde en noggrann kravställning där man inkluderade och engagerade de anställda i olika grupper. Referensgrupperna fick ta fram kraven för momenten i sin specifika verksamhet. Då Nyköping är en förhållandevis stor kommun blev kravlistan lång och den nya leverantören skulle kunna tillgodose många behov för de olika yrkesrollerna.
Den nya plattformen skulle kunna allt från att handlägga förskoleplatser och synka digitala resurser, till att kommunicera med vårdnadshavare och vara ett bra stöd i den pedagogiska verksamheten.
Ekonomiskt fördelaktigt för kommunen
Trots att man under den långa upphandlingen viktade funktionalitet högre än pris, vann SchoolSoft eftersom de både kunde uppfylla flest krav och dessutom var billigast.
“Det har varit värt det. SchoolSoft har en helhetslösning där man inte behöver betala extra för varje modul. Vi uppskattar både den utökade funktionaliteten jämfört med våra gamla system, och att det faktiskt har blivit ekonomiskt fördelaktigt för kommunen”, berättar Conny.
Pandemin påverkade implementeringen i verksamheten
I Nyköpings kommun har man cirka 2 000 medarbetare inom Division Utbildning samt cirka 10 000 barn/elever fördelade på 35 förskolor, 20 grundskolor och ett stort gymnasium. Att implementera ett nytt administrativt system och en ny pedagogisk plattform med så många användare är inget som görs över en natt.
För tre år sedan påbörjade man implementeringen av SchoolSoft i kommunen. Det fanns en välgjord utbildningsplan som man tyvärr fick skrota med kort varsel, när pandemin satte stopp för planerade utbildningsdagar och andra aktiviteter.
Tillsammans med SchoolSoft hittade man nya vägar
“Eftersom vi har så stor personalstyrka hade vi svårt att hålla utbildningarna digitalt. De system som då fanns i kommunen saknade kapacitet för stora grupper. Vi skaffade Microsoft Teams, men de hade då i praktiken ett tak på ungefär 120 deltagare vilket ställde till det. Vi hittade istället på ett koncept med SchoolSoft-ambassadörer, där vi använde så kallade ”early adopters”, som fick utbildning först och sedan fick utbilda sina kollegor. Sen fick vi utveckla metoden vartefter vi genomförde utbildningar och lärde oss av våra misstag”, förklarar han.
Conny berättar också att SchoolSoft var behjälpliga att ställa om snabbt när allt behövde ske på distans. Till en början erbjöd SchoolSoft livesändningar för ambassadörerna, något som senare blev till inspelat utbildningsmaterial.
”När vi gick över till förinspelade filmer med tidskoder, blev det mycket bättre och vi kunde lägga in filmerna på vårt intranät”, säger Conny.
Ute i verksamheterna arbetar man fortfarande för att utöka omfattningen av hur SchoolSoft används för att maximera nyttan med systemet. Conny förklarar att Schoolsoft överlag fungerar väldigt bra, och att deras största utmaning just nu ligger i att få personalen att använda alla funktioner som finns tillgängliga i systemet.
Bra dialog med SchoolSoft
Conny uppskattar den nära dialogen som han och hans team har med SchoolSoft. De ses varje kvartal och går igenom vad som fungerar bra och mindre bra. De har då möjlighet att komma med förslag på ändringar, tillägg och uppdateringar.
“Nyköping tillhör en av de kommuner som har väldigt stort inflytande över SchoolSofts utvecklingsarbete. Vi är tacksamma att möjligheten ges, men det är också ett aktivt val från vårt håll. Det är viktigt för oss att ha ett bra samarbete med en så pass viktig och avgörande leverantör”, avslutar Conny.