Som schemaläggare på en större skola är det många krav, önskemål och förväntningar som ska tillgodoses. Lärarnas arbetstider, salarnas tillgänglighet och så klart att eleverna ska få det bästa möjliga schemat utan för många och långa håltimmar. Med hjälp av AI går det att skapa ett optimalt schema på bara några minuter.
AI som en hjälpande hand
Det är väl knappast någon som har missat den artificiella intelligensens framfart i samhället – från att måla en tavla till att skriva en hel uppsats. Det är verkligen på gott och ont som AI tar över mer och mer. På den goda sidan finns möjligheterna att effektivisera och förenkla många administrativa uppgifter.
Vi på SchoolSoft har tagit AI till oss genom vår produkt SchoolSoft AI Schema, som vi har skapat tillsammans med vår samarbetespartner Royal Schedule. Istället för att lägga ut lektioner där de passar in i ett allt mer komplext schema så vänder vi på steken. Genom att mata in de villkor som du vill att AI:n ska uppfylla, exempelvis att en lärare är föräldraledig på fredagar eller att matematiken inte får gå efter lunch, så lägger verktyget det absolut bästa schemat utifrån dina villkor. AI:n säkerställer att det med de villkor du matat in inte finns något bättre schema.
Bättre schema på bara tio minuter
Schemaläggning kan vara tidskrävande. Förutsättningar som personalens arbetstider, många parallella klasser eller att ni kanske bara har gymnastik- eller slöjdsalen tre dagar i veckan gör det till ett pussel – som ibland inte går ihop.
De flesta liknande verktyg som finns på marknaden erbjuder också automatisk schemaläggning, men utan intelligens. Det är helt upp till schemaläggaren att ta hänsyn till alla villkor som ska ligga till grund för schemat. Vad den artificiella intelligensen tillför är att den provar sig fram med alla olika möjliga vägar och väljer den väg som är bäst. Du riskerar alltså inte att välja fel alternativ som resulterar i att en klass exempelvis måste få en håltimme för att schemaläggningen ska gå ihop.
Du får alltså ett bättre, mer komprimerat schema som i så stor utsträckning som möjligt är anpassat efter de villkor du har matat in. Och det går snabbt, på bara tio minuter kan du vara klar med hela skolans schemaläggning.
Optimal resursanvändning och personalplanering
Med SchoolSoft AI Schema är det inte bara enkelt att lägga schemat, AI ser även till att skolans resurser används på bästa sätt. I genomsnitt ger våra AI-genererade scheman 11 procent kortare skoldagar vilket bland annat skapar en optimal resursanvändning av egna- och inhyrda lokaler, frigör tid för lärarnas administrativa arbete och och i vissa fall effektiviseras schemat så pass mycket att skolan får plats med ytterligare en klass.
AI Schema gör det möjligt att på ett enkelt sätt laborera med pedagogiska idéer och resursutnyttjande. Du kan testa halvklasser för ökad studiero eller slå ihop klasser för att frigöra lokaler som kan användas till pedagogiska projekt istället. Kanske kan inte AI lösa uppgiften, men då kan du känna dig trygg med att du inte har missat något viktigt som skulle kunnat optimera resursanvändningen och pedagogiken ytterligare.
“För oss var valet av SchoolSoft AI Schema enkelt, vi behövde optimera användningen av våra salar och resurser och samtidigt få en enkel, modern och snabb process kring vår schemaläggning. Verktyget som vi nu använt i två år har gjort att vi numera använder de salar och övriga resurser som vi har på ett optimalt sätt.”
– Karwan Saeed Foad, rektor på NTI Stockholm
Högre elevnärvaro
Det finns förstås många faktorer som påverkar elevens närvaro i skolan. En av dem är schemat, där håltimmar tenderar att leda till skolk och därmed ogiltig frånvaro. Studier visar att hög frånvaro i skolan leder till bland annat hemmasittande och psykisk ohälsa. 2021 var första gången Skolverket, eller någon annan statlig myndighet, gjorde en kartläggning av den totala elevfrånvaron i grund- och gymnasieskolor på nationell nivå. Rapporten visar bland annat att det i grundskolan är större frånvaro ju högre upp i klasserna man kommer. På gymnasienivå visade fristående skolor i genomsnitt en högre ogiltig frånvaro än de kommunala.
I rapporten skriver man bland annat att: ”även schemaläggning är väsentlig för elevers närvaro. Håltimmar kan utgöra en risk för ökad frånvaro och skoldagen bör därför organiseras så att dagarna så långt det är möjligt är sammanhållna.”
Ett välkonstruerat och komprimerat schema med färre håltimmar leder alltså till bättre närvaro.
Användarvänligt gränssnitt
Vi på SchoolSoft förstod tidigt vad AI kunde göra för att underlätta schemaläggningen. Efter några år av utveckling tillsammans med vår samarbetspartner Royal Schedule lanserade vi nyligen ett kraftigt förbättrat AI Schema med över 80 nya funktioner. Tack vare återkopplingen från våra användare har vi dels förbättrat hanteringen av villkor och gjort verktyget ännu mer användarvänligt med ett helt nytt gränssnitt.
“Den största skillnaden på AI Schema 2.0 är att det är bättre villkorshantering med möjlighet till ännu fler krav på schemaläggningen. Nu finns det också en realtidsanalys som säger vilka villkor som är rimliga, till exempel om en lärare har överbokat schema.”
– Roland Jarlbäck, säljchef på SchoolSoft
Är du mer nyfiken på SchoolSoft AI Schema? Kontakta oss på info@schoolsoft.se
